(Babyboomer (1946-1964), Generation X (1965-1979),
Millennials (1980-1995), Generation Z (1996-2010) und
Generation Alpha (ab 2011-2025)
Eigentlich glauben viele von uns, dass das Fax ein Symbol für veraltete Verwaltungsprozesse ist, die trotz moderner Alternativen weiter existieren.
Viele von uns vermuten, dass Bürokratie zum Selbsterhalt oft an ineffizienten Methoden festhält, selbst wenn neue, bessere Lösungen verfügbar sind. (Das ist zwar teilweise wissenschaftlich belegbar, aber Thema eines der nächsten Blogs).
Der wahre Grund
Der eigentliche Grund hierfür lässt sich wohl am ehesten in der zögerlichen Änderung und Anpassung der Gesetzeslage durch unsere Volksvertreter suchen. (Ob Unkenntnis oder Unwille unserer Politiker der Grund dafür ist, die Digitalisierung so wirtschaftsschädlich zu verzögern, muss ich dahingestellt und der Beurteilung des Lesers überlassen.)
Verwaltungen und Unternehmen betrachten das Fax weiterhin als "rechtssicher", da es als manipulationssicherer gilt als eine E-Mail.
Nicht in allen, aber in einigen Bundesländern (darunter natürlich Bayern ... wir alle wissen, hier ticken die Uhren etwas langsamer), müssen bei Ämtern und Behörden bestimmte Dokumente noch per Fax eingereicht werden.
Andernfalls kann man als Bürger und Antragsteller sonst nicht, oder nur schwer beweisen, dass Schreiben fristgerecht eingegangen sind.
Das gilt vor allem bei allen Ämtern, von bei denen der Bürger Geld beantragt.
Bei Bafög-Behörden, Arbeitsamt und vor allem Jobcenter ist die Nachweispflicht besonders wichtig.
Gerade das Jobcenter gibt nachweislich sehr oft an, Dokumente nicht erhalten zu haben und darf in dem Fall in dem der Posteingang nicht nachgewiesen werden kann, laut neuester Gesetzgebung sogar Sanktionen erteilt.
Allerdings ist selbst mir, trotz meiner langjährigen Tätigkeit als Jobcoach, erst seit kurzer Zeit bekannt, dass der Dokumenteingang nur per Fax oder Einschreiben belegt werden kann.
Eine schriftliche Bestätigung bei persönlicher Abgabe wird oft mit den Worten "das machen wir hier nicht" abgelehnt.
Hilfesuchende Bürger werden auf die Notwendigkeit zu Faxen, das Senden per Einschreiben oder die seit neuesten mögliche 2-Schritt-Zertifizierung per App, zumindest in der Region in der ich tätig bin, bisher meines Wissens nicht explizit hingewiesen!
(Wenn man bedenkt, dass die meisten Antragverfahren und Klagefristen erst nach vollständigem Eingang aller Unterlagen beginnt und somit Zahlungen und Bearbeitung hinausgezögert werden können, finde ich das mehr als nur seltsam!
Hinzu kommt, dass das verzögerte Einreichen von Unterlagen, oder Einreichungen die nicht nachgewiesen werden können, laut neuesten gesetzlichen Beschlüssen der unionsgeführten Regierung Sanktionen nach sich ziehen.
Bedenkt man hier auch noch die unstrukturierte Arbeitsweise, in der erforderliche Unterlagen einzeln, nach und nach, statt mit angemessener Frist im Stück, angefordert werden, könnte man annehmen, dahinter stecke System.
Ein Schelm, der auf die Idee kommt, die Digitalisierung in Deutschland könnte sich aus Kosteneinsparungsgründen so hinziehen?)
Die Dramatik an diesen Praktiken
Für Hilfesuchende, die von den schwierigen Anforderungen überfordert sind, sind diese Praktiken nicht nur belastend und demütigend, sondern auch in hohem Maße existenzgefährdend!
(Stellen sie sich doch bitte vor, sie verlieren nach 25 oder mehr Berufsjahren durch einen Schicksalsschlag, Krankheit oder aus Rationalisierungsgründen Ihren Job und können aus welchen Gründen auch immer nicht rechtzeitig eine neue Stellung finden oder annehmen!
Ein Schicksal das in unserer Zeit nicht mehr so ungewöhnlich ist. Es kann jeden treffen!)
Fakt ist: Babyboomer-Unternehmer und ein Gen-Z-Student müssen gleichermaßen mit der Faxpflicht beim Amt kämpfen!
Nur langsam kommt Bewegung in die Sache
Es gibt zwar eine zunehmende Bewegung hin zur Digitalisierung. Auch die rechtlichen Rahmenbedingungen für E-Mails mit digitalen Signaturen werden langsam aber stetig, verbessert.
Ein längst fälliges Versprechen
Versprochen wird der Bürokratieabbau den Bürgern ja schon seit Jahrzehnten. Stattdessen wird der Aufwand immer unübersichtlicher und Zeitraubender und führt zunehmend zu Überforderung und Verbitterung in wirtschaftlichem wie im privaten Bereich.
Die Digitalisierung würde Druck und Kosten verringern
Laut einer Studie des ifo Instituts kostet die Bürokratie in Deutschland jährlich 146 Milliarden Euro an Wirtschaftsleistung https://www.ifo.de/pressemitteilung/2024-11-14/buerokratie-deutschland-kostet-jaehrlich-146-milliarden-euro "1".
Wirklich eilig scheint es unseren Politikern damit aber nicht zu sein.
Statt Erleichterung Gesetzesflut
Anfang 2025 waren in Deutschland über 1.300 Einzelgesetze mit insgesamt rund 40.000 Normseiten in Kraft – ein Anstieg von etwa 60 % innerhalb der letzten 15 Jahre (https://verbraucherschutzforum.berlin/2025-04-23/studie-belegt-buerokratie-in-deutschland-erreicht-neues-rekordhoch-363442/ "2").
Da viele Bürger nicht wissen, dass nur so die fristgerechte Einreichung von Dokumenten nachgewiesen werden kann, lässt sich auf diese Art natürlich auch Geld einsparen und Druck ausüben. Aber das ist bestimmt nur eine Nebenwirkung und gleicht die entstehenden Kosten keinesfalls aus!
Auch im Rechtswesen bis hin zum Gesundheitswesen ist Faxen noch gang und gäbe
Arztpraxen, Altenheime und Krankenhäuser nutzen Faxgeräte oft zur Übermittlung von Patientendaten, Rezepten und sonstigen Unterlagen.
Und das in einer Zeit, in der die Verwaltungskosten ständig steigen und die Übermittlung ebenso mittels QR-Code einfach, sicher und unbürokratischer möglich wäre. Zumindest das gibts das auch sogar hier in Bayern schon teilweise.
Als Grund dafür wird angegeben, dass ein Fax eine direkte Verbindung über Telefonleitungen nutzt und oft als manipulationssicherer gilt als eine E-Mail, die abgefangen oder verändert werden könnten und die man als weniger Datensicher einstuft. (https://alleantworten.de/warum-ist-fax-rechtssicher "1"), (https://www.telespiegel.de/wissen/telefax/ "2").
Eine Praxis, die es zu hinterfragen gilt
Tatsächlich wird diese Praxis zunehmend hinterfragt, da moderne digitale Signaturen und verschlüsselte E-Mails mittlerweile ebenso sicher sein können. (https://www.datenschutz.org/fax/ "3").
Was geschieht hingegen in der freien Wirtschaft?
Schwierig wird es hingegen in der freien Wirtschaft, besonders im Vertragswesen. Nur noch manche Unternehmen akzeptieren Verträge noch immer per Fax.
Der Preis nicht mehr zeitgemäßer Gesetze
Dass diese Praxis natürlich auch zu einem sehr hohem Papierverbrauch führt und Bearbeitungszeiten generell negativ verlängern, erklärt auch, warum das kleine Deutschland auf Platz vier beim weltweitem Papierverbrauch liegt.
(Lt. Erhebung von 2019 aktuell von 18,8 Millionen Tonnen im Jahr 2019, https://www.wwf.de/themen-projekte/waelder/papierverbrauch/). Aber das stört wahrscheinlich nur Umweltschützer und jene, die direkt oder indirekt Kosten für Papier zu tragen haben, wie Firmen und Steuerzahler.
Wie immer bin ich neugierig!
Mich würde jetzt natürlich interessieren, ob ich die Einzige bin, die erst recherchieren musste, um zu erkennen, wie wichtig Faxe gerade in Deutschland auch heute noch sind!
Vielleicht habt Ihr ja noch Informationen zu dem Thema die mir entgingen, oder einfach nur eine Meinung?
Lasst mir doch einfach mal einen Kommentar dar! Ich würde mich sehr darüber freuen!
Kommentar schreiben